pekerjaan yang mendesak atau yang penting

Mendahulukan Pekerjaan yang Mendesak atau yang Penting?

Sebagai distributor atau wiraniaga kita selalu dihadapkan pada setumpuk pekerjaan yang harus dituntaskan setiap hari, setiap minggu, dan setiap bulan. Pekerjaan itu berupa proses kerja mencapai sales target, melakukan kunjungan ke pelanggan, mencapai target effective call, menyusun daily sales coverage plan, membuka/menambah pelanggan baru, meningkatkan produktivitas pelanggan, membangun hubungan baik dengan pelanggan, atau menuntaskan  rencana pembelian barang dari principal, dan ratusan jenis pekerjaan, ataupun tugas lain.
Sebagai pemilik usaha atau pimpinan puncak manajemen, ataupun sekadar staf atau karyawan frontliner, kita pada umumnya memiliki tiga jenis tugas, yaitu tugas yang bersifat teknis, taktis, dan strategis. Semakin tinggi jenjang kepangkatan atau jabatan seseorang, alokasi tugas akan lebih banyak mengarah ke tugas-tugas yang bersifat strategis, berdampak tinggi, lintas sektoral, fungsional, dan mencakup areal yang amat fundamental bagi survival dan perkembangan perusahaan. Apabila kita berada di posisi menengah organisasi sebagai penyelia atau seksi/dapartemen unit manajer, semakin banyak porsi pekerjaan yang bersifat taktis, yang merupakan kombinasi setengah teknis atau setengah strategis dalam tatanan teknis operasional, namun selalu bersifat intradepartemen atau unit kerja, atau lintas bidang fungsional marketing, sales, promosi, distribusi, layanan pelanggan. Semakin rendah posisi kita, alokasi tugas atau pekerjaan kita akan semakin teknis, semakin rinci dalam tatanan pelaksanaan dan semakin spesialis, yang cakupannya sempit, tapi dalam secara teknis.
Dalam konteks work hard is a start, work smart takes you to the winner’s podium (bekerja keras adalah langkah awal, bekerja cerdik akan mengantar Anda ke panggung pemenang), tindakan apa yang harus kita ambil agar menjadi seorang distributor atau jawara sales yang sukses? Mendahulukan pekerjaan yang mendesak, atau mendahulukan pekerjaan yang penting? Sekarang, mari kita berefleksi sejenak. Konsentrasi dan pikirkan dalam tiga bulan terakhir secara riil, nyata, aktual dan jujur pekerjaan yang mendesak atau yang penting?
Penulis yakin mayoritas kita cenderung memilih menyelesaikan pekerjaan yang mendesak karena:

1. bersifat mendesak, ada tengat waktu yang harus dipenuhi;
2. kalau kita tidak menyelesaikan, maka berisiko dianggap tidak menjadi team player, tidak kooperatif, atau tidak suportif karena pekerjaan departemen/orang lain akan terhambat;
3. dalam kondisi terdesak, rekan sekerja cenderung sensitif, mudah panik dan kehilangan fokus serta konsentrasi yang bisa menimbulkan group conflict yang setiap karyawan ingin hindari;
4. kita cenderung menganggap semakin banyak pekerjaan yang dapat kita selesaikan—apalagi sesuai tenggat—kita akan semakin dinilai berprestasi oleh atasan. Intinya, kita lebih menghargai penuntasan pekerjaan dari aspek kuantitatif daripada aspek kualitatif;
5. akibat banyaknya pekerjaan mendadak yang datang ke atas meja kita yang harus diputuskan cepat atau diberi disposisi segera, bukan karena perencanaan tugas kita kurang cermat. Namun, karena ada pihak ketiga atau pihak pemegang kepentingan lain menyalip saat kita sedang menyelesaikan pekerjaan sendiri dan mereka memohon agar tugas segera ditindaklanjuti/diselesaikan karena “bersifat mendesak”.
6. di bawah alam sadar, setiap insan penjualan dan distribusi selalu dikejar dengan siklus target bulanan—entah itu target distribusi, target penjualan, target laba—sehingga semua pekerjaan dipersepsikan harus tuntas sebelum tanggal 31 sebagai cut-off date-nya, sehingga minggu IV dijadikan ajang penyelesaian tugas secara tergesa-gesa/secepatnya harus diselesaikan.

Mempertimbangkan enam faktor di atas, tentunya sah-sah saja apabila pada akhirnya kita cenderung lebih menyelesaikan tugas-tugas yang mendesak. Namun, apakah itu berarti kita bekerja secara cerdik (work smart)? Apakah berarti kita bekerja secara efektif? Apakah berarti kita fokus dan terkonsentrasi dalam merealisasi rencana dan strategi bekerja kita?
Justru kalau terus-menerus kita terdesak dan mengakomodasi segala alasan atau permintaan pihak ketiga, atau keinginan menyelesaikan tugas-tugas yang mendesak, kita cenderung terjebak bekerja dalam konteks teknis atau taktis daripada strategis. Kita mendahulukan penuntasan kuantitas penyelesaian tugas daripada kualitas hasil kerja. Pekerjaan cenderung asal selesai, asal jadi, yang penting tenggat sudah terpenuhi. Semua perhatian hanya mengarah pada sales report dan pencapaian sales target (hasil akhir) daripada memikirkan banyak soal how to, strategi, maupun taktik yang tepat mencapai peningkatan pangsa pasar (proses kerja).
Steven Covey dalam First Things First menyatakan bahwa semakin banyak eksekutif lebih peduli menyelesaikan tugas-tugas yang mendesak daripada mengedepankan tugas-tugas yang penting. Pada tingkat manajemen madya, seorang eksekutif dituntut lebih berpikir strategis, kritis, antisipatif, dan analitis agar bisa menelurkan keputusan-keputusan/problem solving yang jitu dan membuahkan gagasan yang kreatif atau inovatif, serta mampu membuat terobosan-terobosan yang bersinergis. Ini pekerjaan yang penting. Ini yang harus didahulukan. Pekerjaan yang penting membutuhkan proses analisis/berpikir/berkontemplasi yang relatif lama dan harus berkonsultasi, berkoordinasi, atau berdiskusi dengan banyak pihak.
Sebagai contoh, mencapai sales target dengan memberi diskon yang lebih besar, TOP yang lebih lunak, promosi berhadiah yang lebih berharga, atau iklan yang lebih gencar dan terpencar adalah sebuah pekerjaan/tugas yang sangat normatif, logis, dan biasa. Anak kecil atau mahasiswa fresh graduatepasti tahu bahwa sales akan naik apabila salah satu dari empat hal di atas dilakukan dengan anggaran promosi yang bisa mencapai 15–30% dari penjualan. Namun, kita juga tahu bahwa jika program tersebut berhenti, maka peningkatan penjualan akan terhenti, bahkan terjun bebas lebih rendah dari periode yang sama dua atau tiga bulan sebelumnya. Ini berarti sama saja dengan stok pindah gudang, dari gudang distributor ke gudang pelanggan. Pekerjaan yang penting dan strategis berarti memikirkan dan berupaya mencari taktik dan strategi menjual atau distribusi yang dapat mempertahankan kenaikan penjualan 6–12 bulan mendatang (berdampak jangka menengah).